Comunicare per crescere: da più parti e da diverso tempo ormai si sente recitare questo assioma, con cui a volte si è attribuito ad una comunicazione aziendale ben fatta il ruolo di deus ex machina nel successo aziendale.

Naturalmente le cose non stanno proprio così e la fortuna di un imprenditore poco lungimirante non può essere risollevata soltanto da un miglioramento nella comunicazione. Tuttavia negli ultimi anni più delle parole ripetute come mantra hanno parlato i numeri: sono sempre più numerose, infatti, le case history di aziende che hanno visto crescere il proprio fatturato dopo avere riorganizzato i propri sistemi di comunicazione (ne vediamo una tra poco).

Comunicazione aziendale interna ed esterna meritano però due discorsi separati. In questo articolo ci concentreremo sulla comunicazione interna, su come migliorarla e su quali sviluppi attendersi dalla sua ottimizzazione.

Comunicare è necessario

In un’azienda la comunicazione interna è l’insieme dei messaggi e delle informazioni che i dipendenti hanno bisogno di scambiare. Non a caso parliamo di vera e propria necessità: le conversazioni sono un fatto naturale, che si attiva spontaneamente e può essere frustrato dalla mancanza di strumenti adeguati a sostenerlo.

Quando la comunicazione interna aziendale è ben fatta essa soddisfa tutti i bisogni comunicativi delle persone e costituisce un potentissimo strumento di team building: l’intera squadra sarà infatti più motivata, più collaborativa e persino più produttiva.

Pendiamo, per esempio, il caso della Gore, azienda universalmente nota per l’invenzione del Gore-Tex, che è riuscita successivamente a ricavarsi un’importante nicchia di mercato nel settore delle corde per chitarra. E se ti dicessimo che il motivo del successo è stata propria la comunicazione interna? Un associato ha, infatti, scoperto che alcuni fili ricoperti con politetrafluoroetilene erano molto più durevoli e resistenti agli attacchi di polvere ed ossidazione da contatto con le dita dei musicisti. E suonavano pure bene! Una corretta macchina comunicativa interna ha poi aperto la strada allo sviluppo del progetto su ampia scala.

Il senso di appagamento dei dipendenti, inoltre, aumenta sensibilmente quando le loro esigenze comunicative sono prese in seria considerazione. Le aziende con un numero di dipendenti superiore a 20 possono iniziare ad avere qualche difficoltà in questo senso: ogni lavoratore, infatti, si specializza nella propria mansione e, se non adeguatamente informato sull’evoluzione degli obiettivi aziendali, tende a restare rinchiuso in una bolla. È invece molto importante che tutti abbiano una visione d’insieme delle attività aziendali.

Insomma creatività, efficienza, soddisfazione dei dipendenti e aumento del fatturato non sembrano più miraggi se si sceglie di investire sul miglioramento dei flussi comunicativi.

Quindi, da dove iniziare?

Per fare la comunicazione interna ci vuole un tavolo

Prima di tutto sii aperto al cambiamento e dimostralo avviando un processo di revisione delle tue attuali forme di comunicazione. Gli strumenti che utilizzia questo scopo sono davvero usabili o i tuoi dipendenti hanno delle rimostranze? Crea un tavolo di lavoro attorno al quale far accomodare titolari e i responsabili, ma anche i rappresentanti delle risorse umane, analizza i vostri flussi di comunicazione ed emergeranno gli “intoppi” del percorso.

Evidenzia poi le aree di miglioramento, fissa dei nuovi obiettivi, scegli di riscrivere da principio gli strumenti che già utilizzate oppure di risolverne i bug.

La strategia di comunicazione che sei a questo punto pronto a stilare dovrà essere trasparente e partecipata, perché quanti contribuiscono ogni giorno alla crescita della tua azienda diventino attori e non spettatori di questa piccola rivoluzione interna.

Quali strumenti?

Fino ad oggi ti sei limitato alle mail e alle riunioni periodiche? Sbagliato, perché è proprio lo strumento che fa la differenza tra uno scambio di messaggio caotico, ripetitivo ed improduttivo ed uno soddisfacente. Le nuove tecnologie possono essere affiancate alle vecchie, preferibilmente ottenendo tra tutte una buona coordinazione, come accade nei sistemi che ne integrano numerose da gestire con una sola interfaccia.

La nostra esperienza professionale ci ha spesso messo in contatto con aziende che, nonostante avessero fatto sforzi nel senso del miglioramento della comunicazione interna aziendale, avevano poi difficoltà a gestire tutti questi strumenti.

La soluzione al problema è l’utilizzo di un’unica interfaccia, comprendente chat, telefonia IP, segreteria telefonica, e-mail, SMS, fax e videoconferenza: un insieme di tecnologie di stampo classico e digitale che lavorano insieme per ottimizzare la comunicazione intra e inter aziendale.

Ogni azienda ha caratteristiche diverse e diverse necessità comunicative: per ricevere consigli personalizzati su come organizzare gli strumenti di comunicazione interna per la tua azienda scrivici.